El proceso administrativo es la sucesión de determinadas fases o pasos que se deben realizar en una empresa para llevar a cabo las actividades esenciales de ésta y así poder cumplir con todos los objetivos, metas y propósitos que se plantean. Dentro de las funciones administrativas fundamentales se encuentran incluidas la planeación, la organización, la dirección y el control; cuatro etapas  principales para la formación y desarrollo integral de cualquier organización.

Para quienes nos enfocamos en las áreas administrativas, es muy importante  conocer y entender en su totalidad este proceso, con el fin de aplicarlo y desarrollarlo en las empresas.

En este blog las personas podrán encontrar contenido relevante de los cuatro pasos y a su vez, estarán ejemplificados por medio de un análisis comparativo entre dos empresas de sectores y tamaños diferentes, entre otras características importantes, para hacer más fácil el entendimiento y comprensión de los procesos administrativos a través de casos reales.

Por lo tanto, es de gran importancia el seguimiento lógico de los procesos y evitar la omisión de alguno de éstos, dado que para una compañía, sus procesos administrativos desarrollados de manera correcta influyen en gran cantidad en el éxito de la misma. Luego de hacer la debida planeación, se debe proseguir a organizar la estructura de la empresa en pro de cumplir con los objetivos previamente establecidos en el paso anterior; luego se debe llevar a cabo la correcta dirección que permite establecer medidas de las formas de trabajo en la compañía y por último, controlar y monitorear constantemente cada uno de los aspectos que se desarrollan en la empresa para verificar que todo se esté llevando a cabo como lo planearon.

La siguiente es considerada información básica de la empresa visitada:

Nombre de la empresa	CONTEMAQ LTDA.
Sector o industria	Industrial y Comercial.
Tamaño de la organización	PYME.
Número de empleados	14 (8 fijos, 6 contratistas).

El siguiente vídeo ilustra como el gerente de CONTEMAQ LTDA. Carlos Archbold, es participe de eventos internacionales.  

Consiste en la formulación del estado futuro deseado para una organización con el fin de plantear cursos alternativos de acción, evaluarlos y así definir los mecanismos adecuados a seguir para alcanzar los objetivos propuestos, además de la determinación de la asignación de los recursos humanos y físicos necesarios para una eficiente utilización. 

Con el propósito de entender este proceso con mayor facilidad, analizaremos los factores más importantes de éste en dos empresas seleccionadas rigurosamente: CONTEMAQ LTDA. Y Mercedes Benz.

  

DESCRIPCIÓN DE LAS EMPRESAS A ANALIZAR:

CONTEMAQ LTDA. (Contenedores y Maquinarias): Es una empresa del sector industrial y comercial dedicada a la importación y transformación de contenedores provenientes de la China, que labora principalmente en áreas mineras y petroleras. Su sede principal y campo de operación se encuentran en la ciudad de Barranquilla, donde los trabajadores se encargan de adaptar los contenedores a las necesidades de sus clientes.

MERCEDES BENZ: Es una marca alemana de automóviles, autobuses y camiones de la compañía Daimler AG (anteriormente conocida como Daimler-Benz y DaimlerChrysler). Mercedes-Benz es el fabricante de automóviles más antiguo del mundo. Es la empresa que más manipula las homologaciones de los consumos.

ANÁLISIS DEL PROCESO DE PLANEACIÓN EN CADA EMPRESA:

PROCESO DE PLANEACIÓN
CONCEPTO DE PLANEACIÓN PARA LA EMPRESA	CONTEMAQ	MERCEDES BENZ
	Actividad fundamental para la toma de buenas decisiones y reducción de errores en el proceso de gestión de los diferentes aspectos (económicos, financieros, operativos, entre otros) que permitan el correcto funcionamiento de la empresa.	Proceso necesario para el correcto funcionamiento de todas las actividades empresariales y la obtención de los logros que se plantean a principio del año.
FORMALIZACIÓN DEL PROCESO	Es un proceso formal porque sigue una serie de pasos que conllevan al logro de una meta.	Es un proceso completamente formal porque es verificable y tiene en cuenta el futuro.
PARTICIPACIÓN DE LOS EMPLEADOS	Para CONTEMAQ es de vital importancia su equipo humano, es decir todas las personas que conforman la empresa. Una de sus más grandes ventajas es que al ser una organización de pocos empleados, la participación de éstos en el proceso de planeación y elección de planes de contingencia, se da de manera activa y constante.	Consideran que la participación del personal es necesaria en todos los niveles, por lo que fomentan una cultura organizacional que facilite el uso de las habilidades de los empleados para beneficio de la organización.
MEDIO EXTERIOR E INTERIOR	CONTEMAQ considera y examina rigurosamente todo el medio interior y exterior para así poder aplicarlo en el procedimiento. En mayor medida, de su ambiente exterior adquieren información de alto compromiso  respecto a su actividad principal, que es la exportación de las piezas desde China; es esencial tener en cuenta el cambio de moneda y las variaciones que ésta puede presentar, pues en muchas ocasiones puede girar en su contra.	La empresa se ve grandemente afectada por el ambiente externo, por lo cual  es imperativo el control constante y el análisis mensual de este ambiente, con el objetivo de identificar los sectores de la economía donde se encontrarán los clientes y ser capaces de organizar sus estrategias para lograr las metas.
PLANES EMPRESARIALES	Misión, visión, políticas y reglas enfocadas al consumo de drogas y alcohol, a la seguridad, salud en el trabajo y ambiente y calidad. Objetivos primarios, secundarios, individuales y sociales.	Misión, visión, objetivos primarios, secundarios y de calidad, y políticas de calidad.
ESTRATEGIAS EMPRESARIALES	-Inversión en gran magnitud en publicidad. -Rapidez en los procesos productivos (trabajos en uno o dos días).		-Relación permanente con los clientes. -Implementación de una plataforma virtual nacional.

PASOS ESENCIALES:

·         CONTEMAQ

Análisis situacional à La empresa realiza una recapitulación de los hechos pasados, una evaluación de su entorno actual tanto interno como externo, y estudia las posibilidades comerciales a futuro.

Metas y planes alternativos à La empresa trabaja con el fin de cumplir en un determinado tiempo los objetivos que se plantean anualmente, analizando sus capacidades actuales.

Evaluación de las metas y el plan à La compañía tiene en cuenta cuáles son sus prioridades y evalúa los procedimientos utilizados para el cumplimiento de las metas con ayuda de la matriz DOFA.

Selección de la meta y el plan à En base a la fase anterior, la empresa toma una decisión respecto a la meta y el plan que sea más propicio para su desarrollo y crecimiento.

Implementación à Se cuenta con los recursos necesarios para llevar a cabo un proyecto determinado y además, se dispone de buenas aptitudes por parte de los trabajadores.

Monitoreo y control à La gerencia y sub-gerencia se encargan de monitorear constantemente la ejecución de tareas, de manera que se puedan tomar acciones correctivas en caso que no resulte lo establecido con anterioridad.

·         MERCEDES BENZ

Primero que todo, el análisis situacional, en donde se analizan los hechos pasados de la empresa y las tendencias futuras. Tienen en cuenta las metas y los planes alternativos, por ejemplo, el presupuesto de las ventas hasta el año 2022. Se lleva a cabo la evaluación de la meta y del plan ya que tienen en cuenta las ventajas y desventajas, y  las prioridades más que todo. La empresa sabe que su única prioridad es vender el producto y satisfacer al cliente lo más que puedan. Luego viene la implementación, en donde el entendimiento por parte de todo el personal es sumamente importante para que el proceso de planeación sea bien efectuado. Y por último el monitoreo y control del cual están encargados los jefes de cada departamento evaluando el rendimiento de cada trabajador.

Podemos decir que para ambas compañías este es un proceso lógico porque todas las decisiones y proyectos que se ponen en marcha tienen sentido y son realizadas enfocándose en los objetivos. Es un proceso sistemático, puesto que todos los organismos buscan una meta en general, independientemente de que hayan diferentes departamentos con metas distintas, al tomarlas en conjunto todas llegan a un mismo objetivo. Es un proceso cíclico, pues cada año busca ser repetido, lo que lo hace además un proceso permanente y continuo, proyectado a largo plazo, buscando la racionalidad en todos los aspectos.

El proceso de organización en una empresa se da con el fin de establecer una estructura organizativa por medio de la cual los diferentes miembros conozcan sus funciones, para de esta manera saber identificar, analizar y clasificar las actividades necesarias para lograr los objetivos.

En este paso, la estructura de la organización obtiene un papel muy importante puesto que debe mostrar los cargos, niveles, relaciones, formas de coordinación y control, entre otros. También, debe mostrarse los niveles de autoridad y de delegación de la misma.

Para ejemplificar este proceso tomaremos dos empresas y mostraremos como se dan los aspectos más importantes de la organización  en cada una de ellas, viendo así las diferencias y semejanzas que poseen entre sí.

Organigrama:

CONTEMAQ:

MERCEDES BENZ:

CONTEMAQ	MERCEDES BENZ
Organigrama: Es bastante sencillo, debido al tamaño pequeño de la empresa. No posee muchos niveles ni divisiones.	Organigrama: Complejo, debido a que es una empresa bastante grande. Tiene muchos niveles y departamentos diferentes.
Tramo de control: Estrecho, dado al poco número de miembros que posee la empresa. Las personas a las cuales se les notifica son a las partes gerenciales. Por lo tanto, el número de subordinados reportando son pocos. Sin embargo, el gerente no requiere que sus inferiores le estén consultando todas las cosas; incluso, hay decisiones que se toman en niveles inferiores.	Tramo de control: A pesar de las muchas divisiones que posee la compañía, el número de subordinados del cual se encarga un ejecutivo es grande, dado que existe una gran cantidad de personal. Por políticas de la empresa, los miembros deben consultar y notificar siempre a sus superiores en lo que respecta a cualquier tipo de decisiones.
Niveles jerárquicos: Existen aproximadamente de 4 a 5 niveles. Los puntos de autoridad no son muchos, están prácticamente concentrados en la cima de la pirámide organizacional. Por otra parte, los niveles no tienen muchas divisiones.	Niveles jerárquicos: Existen aproximadamente de 10 a 12 niveles, y cada uno con sus respectivas múltiples divisiones. Por lo tanto, existen diversos niveles de autoridad y la jerarquía es bastante amplia.
Centralización: CONTEMAQ es una empresa centralizada puesto que su estructura no requiere ser descentralizada; además, las compañías pequeñas tienden a tener este tipo de distribución. Las decisiones de gran importancia que afectan el rumbo de la empresa o que podrían alterar el cumplimiento de los objetivos son tomadas por la parte alta. Sin embargo, el gerente toma muy en cuenta las opiniones de los demás miembros.	Centralización: Todas las decisiones siempre la toman un pequeño grupo de personas de los más altos cargos de MERCEDES BENZ, una vez que se llega a un acuerdo, este es implementado en los niveles inferiores. Por lo tanto, la autoridad está concentrada en la parte alta de la jerarquía. No obstante, la compañía permite la participación de otros niveles en cuanto a comentarios e ideas.
Tipo de división: Es una organización funcional puesto que tiene diferentes departamentos de acuerdo a las funciones de cada división. Por otra parte, también es matricial dado que en la empresa se manejan muchos proyectos que dependiendo el enfoque que tenga se cambia de líder para el mismo y finalmente los demás miembros del equipo reportan a su superior inmediato.	Tipo de división: Es una organización divisional de forma territorial, enfocándose en las necesidades del consumidor de cada región geográfica. Plantea sus estrategias de acuerdo a la ubicación del mismo, dando importancia así a mercados locales y mejorando la comunicación directa con los consumidores.
Delegación: Se delega en gran medida autoridad y responsabilidades. Miembros específicos tienen un nivel de autonomía para el desarrollo de sus tareas. Muchas veces, las órdenes se inician desde los segundos y terceros niveles, no necesariamente desde arriba debido a la delegación de autoridad que se brinda en esta empresa. Hay decisiones que las pueden tomar los niveles inferiores al gerencial puesto que se le ha delegado estas atribuciones en vista de que saben resolverlas. Por otra parte, se considera factor importante para delegar la confianza del gerente en la persona y también la preparación que esta tiene para realizar la función.	Delegación: Existe una gran delegación de responsabilidades para poder cumplir con todas las metas que se proponen; MERCEDES BENZ es bastante formal con este aspecto puesto que monitorea todas sus delegaciones, tienen controles y retroalimentaciones frecuentemente para así verificar si se ha cumplido con lo propuesto. Por lo tanto, se puede observar, que la rendición de cuentas es necesaria en esta compañía y las personas siempre deben estar mostrando un reporte.
Autoridad en línea: Si existe, hay miembros de la empresa que tienen a un superior inmediato supervisándolos. Personal de staff: Se puede observar en el organigrama que si existen personas que cumplen de asesor y que no trabajan directamente con la empresa todo el tiempo, solo en momentos que se necesite de sugerencias e indicaciones de un experto en un tema en específico. Autoridad funcional: Si se presenta, algunos miembros de la compañía tienen un derecho delegado para controlar diferentes actividades realizadas en la misma.	Autoridad en línea: Es notorio, el trabajo que realizan los miembros de la empresa es constantemente supervisado por sus jefes. Personal de staff: Existen varios asesores tales como el revisor fiscal, asesor de servicios, analista de garantías y asesores comerciales de los diferentes vehículos. Autoridad funcional: Dentro de la gran división que tiene la empresa, existen personas que juegan este papel monitoreando procesos, prácticas, entre otros.

Del anterior análisis comparativo se obtienen los contrastes que tienen dos empresas diferentes en términos de tamaños, puesto que CONTEMAQ es una compañía pequeña y MERCEDES BENZ es una organización grande y de talla mundial.

Dentro de sus diferencias se encuentran la forma del organigrama, sus tramos de control, niveles jerárquicos, sus tipos de divisiones y en la parte de delegación existen discrepancias en términos de reporte y rendición de cuentas.

Por otra parte, en las semejanzas podemos encontrar la estructura centralizada que poseen ambas, teniendo en común la participación que se le otorga a los demás miembros; comparten el mismo desarrollo a la hora de delegar, puesto que lo hacen en gran cantidad ambas compañías; también son muy parecidas en lo que respecta a autoridad de línea, personal de staff y autoridad funcional. 

Podemos concluir con este proceso administrativo que la organización depende en gran medida del tamaño de la empresa y los diferentes enfoques que puede tener cada compañía; de esta manera, pueden variar las estructuras y maneras de llevar a cabo los métodos para cumplir los objetivos preestablecidos en una organización. También se puede notar que es fundamental el ambiente que la rodea y las especializaciones y cargos que tienen cada miembro. Por lo tanto, el análisis de una empresa en la parte organizativa debe ser de mucha observación e investigación para poder notar y entender todos los aspectos que cubre este proceso. 

En esta etapa del proceso administrativo, se comprende la influencia del administrador en la realización de planes, obteniendo una respuesta positiva de sus empleados mediante la comunicación, la supervisión y la motivación, y poder de esta manera alcanzar las metas de la organización. 

Para este concepto, realizaremos una comparación del estilo de liderazgo de CONTEMAQ con uno de las empresas líderes en el mundo: Google. Se destacarán las ventajas y desventajas que conlleva cada estilo y se analizarán los factores motivantes con los que cuenta cada empresa.

Pero antes de iniciar es importante contextualizar como se hizo anteriormente y aclarar a qué se dedica Google, para de esta manera realizar las correspondientes comparaciones.

GOOGLE: Es una empresa multinacional estadounidense especializada en productos y servicios relacionados con Internet, software, dispositivos electrónicos y otras tecnologías. El principal producto de Google es el motor de búsqueda de contenido en Internet del mismo nombre, aunque ofrece también otros servicios como un servicio de correo electrónico llamado Gmail, sus servicios de mapas Google Maps y Google Earth, el sitio web de vídeos YouTube y otras utilidades web como Google Libros o Google Noticias, Google Chrome y la red social Google+.

ESTILOS DE LIDERAZGO

CONTEMAQ

- Empresa mayormente centralizada.

- El gerente le da prioridad a los empleados al involucrarlos en los procesos de planeación, aunque la decisión final esté dada por él.

- Estilo de liderazgo paternal y democrático.

- El gerente proporciona confianza a los trabajadores y los orienta.

-  El gerente es visto como líder por los demás y por ser servicial, amable y atento.

- El gerente delega funciones a aquellos con amplia experiencia en el tema de los contenedores.

- Comunicación principalmente descendente.

- Debido a sus pocos niveles jerárquicos, la comunicación se hace más rápida y efectiva y no se hace riguroso los conductos o vías.

- Debido a la razón social de CONTEMAQ, no hay mucha cabida para trabajar en equipo.

Desventajas:

- Al haber mayor número  de personas involucradas, crece la posibilidad de que haya distorsiones y errores personales en el proceso.

- Puede perder el control de los resultados al ser permisible con el grupo.

Ventajas:

- Las decisiones son tomadas por administradores que poseen una visión global de la empresa.

- Ciertas funciones logran una mayor especialización y aumento de habilidades.

GOOGLE

- Organización cada vez más descentralizada.

- Se prioriza y valora a los empleados como principal recurso.

- Los grupos al interior de Google operarán de forma más independiente, se representarán a sí mismos ante el exterior.

- En lo que respecta a las prácticas internas, se les das más autonomía a los responsables de las diversas divisiones y les permite llevar a cabo la mayor parte de la interactividad bajo un pequeño liderazgo centralizado en la cúspide.

- Se fomenta el trabajo en equipo para desarrollar las nuevas ideas.

- Larry Page, actual CEO, no es visto como líder.

- Se maneja un estilo flexible y participativo.

Desventajas:

- El inconveniente en este tipo de organización es que estos grupos se compite internamente por recursos y atención. Un gran ejemplo es el de Android vs ChromeOS.

Muchos creen que Google no  necesita dos sistemas operativos independientes, y al tener dos grupos autónomos trabajando en productos separados, el enfoque se disipa.

- Los gerentes de bajo nivel no siempre están en una posición en donde conozcan el impacto de sus decisiones como los de alto nivel.

- El estilo participativo puede llegar a ser lento y en ciertos casos lleva a la inacción y la falta de decisión.

Ventajas:

- Refiriéndonos a Android vs ChromerOS, la ventaja es que ambos grupos compiten internamente, mejorando y aprendiendo en teoría uno del otro, lo que podría ser valioso.

- El estilo participativo tiene la ventaja de comprometer a los subordinados.

- Se gestiona principalmente la inteligencia colectiva y se permite consolidar el aprendizaje organizacional.

- La descentralización provee a los gerentes de bajo nivel la experiencia crucial en la toma de decisiones. Sin esta experiencia, ellos no estarían preparados para actuar de forma decisiva cuando sean ascendidos a niveles más altos.

CONTEMAQ	GOOGLE
Objetivo: Llevar a cabo las labores de manera correcta y resaltar los logros de cada quien.	Objetivo: Hacer que la calidad del trabajo no se vea afectada. Aumentar la felicidad, la creatividad y la productividad.
Considera primordial la relación entre trabajadores.                 Propicia un ambiente laboral agradable.	Considera importante que sus empleados se mantengan motivados todo el tiempo.       Propicia un ambiente divertido de trabajo.
La empresa cuenta con:       Partidos de fútbol mensuales, pues es el deporte favorito de la mayoría de empleados. Se compite por premios.       Reuniones exclusivas para compartir alimentos y ponerse al día sobre las actividades de cada quien.       Cuadro de honor exhibido en la recepción con el trabajador del mes, resaltando sus logros.	La empresa cuenta con:            Cuartos de relajación donde dan servicios de masajes y spa.            Cuartos de entretenimiento con consolas y videojuegos.         Cuartos de estudio y creatividad.          Cuartos de comedor o cafetería.       Las oficinas o cubículos que la componen, llenas de color, no tradicionales.
Adicionalmente:        Se dan las relaciones informales que contribuyan con el objetivo de la empresa.	Adicionalmente:      Los trabajadores tienen tres bloques de descanso con una duración de 10 minutos cada uno.               Los empleados tienen libertad de expresión

Como se puede evidenciar en las anteriores comparaciones, CONTEMAQ y Google son organizaciones completamente diferentes, desde su tamaño, razón social, hasta la manera en como son lideradas. A pesar que cada una cuenta con puntos de vista diferentes, poseen algo en común y es que ambas se preocupan por motivar a sus empleados independientemente de la manera en como lo hagan, pues son el motor principal de la organización.

No se puede hablar de un mejor estilo, pues cada uno tiene ventajas y desventajas. La clave es saber cuándo usar uno u otro y estar atento a amortiguar sus lados negativos. Lo importante es que los líderes o ejecutivos puedan manejar distintos estilos, dependiendo de la situación, pero muy especialmente, que tengan criterio para que sepan evaluar en cual situación se encuentran y tengan el coraje para aplicar el estilo que convenga, más allá de sus propias preferencias.