El proceso de organización en una empresa se da con el fin de establecer una estructura organizativa por medio de la cual los diferentes miembros conozcan sus funciones, para de esta manera saber identificar, analizar y clasificar las actividades necesarias para lograr los objetivos.
En este paso, la estructura de la organización obtiene un papel muy importante puesto que debe mostrar los cargos, niveles, relaciones, formas de coordinación y control, entre otros. También, debe mostrarse los niveles de autoridad y de delegación de la misma.
Para ejemplificar este proceso tomaremos dos empresas y mostraremos como se dan los aspectos más importantes de la organización en cada una de ellas, viendo así las diferencias y semejanzas que poseen entre sí.
Organigrama:
CONTEMAQ:
MERCEDES BENZ:
CONTEMAQ
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MERCEDES BENZ
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Organigrama: Es bastante sencillo, debido al tamaño pequeño de la empresa. No posee muchos niveles ni divisiones.
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Organigrama: Complejo, debido a que es una empresa bastante grande. Tiene muchos niveles y departamentos diferentes.
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Tramo de control: Estrecho, dado al poco número de miembros que posee la empresa. Las personas a las cuales se les notifica son a las partes gerenciales. Por lo tanto, el número de subordinados reportando son pocos. Sin embargo, el gerente no requiere que sus inferiores le estén consultando todas las cosas; incluso, hay decisiones que se toman en niveles inferiores.
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Tramo de control: A pesar de las muchas divisiones que posee la compañía, el número de subordinados del cual se encarga un ejecutivo es grande, dado que existe una gran cantidad de personal. Por políticas de la empresa, los miembros deben consultar y notificar siempre a sus superiores en lo que respecta a cualquier tipo de decisiones.
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Niveles jerárquicos: Existen aproximadamente de 4 a 5 niveles. Los puntos de autoridad no son muchos, están prácticamente concentrados en la cima de la pirámide organizacional. Por otra parte, los niveles no tienen muchas divisiones.
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Niveles jerárquicos: Existen aproximadamente de 10 a 12 niveles, y cada uno con sus respectivas múltiples divisiones. Por lo tanto, existen diversos niveles de autoridad y la jerarquía es bastante amplia.
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Centralización: CONTEMAQ es una empresa centralizada puesto que su estructura no requiere ser descentralizada; además, las compañías pequeñas tienden a tener este tipo de distribución. Las decisiones de gran importancia que afectan el rumbo de la empresa o que podrían alterar el cumplimiento de los objetivos son tomadas por la parte alta. Sin embargo, el gerente toma muy en cuenta las opiniones de los demás miembros.
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Centralización: Todas las decisiones siempre la toman un pequeño grupo de personas de los más altos cargos de MERCEDES BENZ, una vez que se llega a un acuerdo, este es implementado en los niveles inferiores. Por lo tanto, la autoridad está concentrada en la parte alta de la jerarquía. No obstante, la compañía permite la participación de otros niveles en cuanto a comentarios e ideas.
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Tipo de división: Es una organización funcional puesto que tiene diferentes departamentos de acuerdo a las funciones de cada división. Por otra parte, también es matricial dado que en la empresa se manejan muchos proyectos que dependiendo el enfoque que tenga se cambia de líder para el mismo y finalmente los demás miembros del equipo reportan a su superior inmediato.
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Tipo de división: Es una organización divisional de forma territorial, enfocándose en las necesidades del consumidor de cada región geográfica. Plantea sus estrategias de acuerdo a la ubicación del mismo, dando importancia así a mercados locales y mejorando la comunicación directa con los consumidores.
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Delegación: Se delega en gran medida autoridad y responsabilidades. Miembros específicos tienen un nivel de autonomía para el desarrollo de sus tareas. Muchas veces, las órdenes se inician desde los segundos y terceros niveles, no necesariamente desde arriba debido a la delegación de autoridad que se brinda en esta empresa. Hay decisiones que las pueden tomar los niveles inferiores al gerencial puesto que se le ha delegado estas atribuciones en vista de que saben resolverlas. Por otra parte, se considera factor importante para delegar la confianza del gerente en la persona y también la preparación que esta tiene para realizar la función.
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Delegación: Existe una gran delegación de responsabilidades para poder cumplir con todas las metas que se proponen; MERCEDES BENZ es bastante formal con este aspecto puesto que monitorea todas sus delegaciones, tienen controles y retroalimentaciones frecuentemente para así verificar si se ha cumplido con lo propuesto. Por lo tanto, se puede observar, que la rendición de cuentas es necesaria en esta compañía y las personas siempre deben estar mostrando un reporte.
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Autoridad en línea: Si existe, hay miembros de la empresa que tienen a un superior inmediato supervisándolos.
Personal de staff: Se puede observar en el organigrama que si existen personas que cumplen de asesor y que no trabajan directamente con la empresa todo el tiempo, solo en momentos que se necesite de sugerencias e indicaciones de un experto en un tema en específico.
Autoridad funcional: Si se presenta, algunos miembros de la compañía tienen un derecho delegado para controlar diferentes actividades realizadas en la misma.
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Autoridad en línea: Es notorio, el trabajo que realizan los miembros de la empresa es constantemente supervisado por sus jefes.
Personal de staff: Existen varios asesores tales como el revisor fiscal, asesor de servicios, analista de garantías y asesores comerciales de los diferentes vehículos.
Autoridad funcional: Dentro de la gran división que tiene la empresa, existen personas que juegan este papel monitoreando procesos, prácticas, entre otros.
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Del anterior análisis comparativo se obtienen los contrastes que tienen dos empresas diferentes en términos de tamaños, puesto que CONTEMAQ es una compañía pequeña y MERCEDES BENZ es una organización grande y de talla mundial.
Dentro de sus diferencias se encuentran la forma del organigrama, sus tramos de control, niveles jerárquicos, sus tipos de divisiones y en la parte de delegación existen discrepancias en términos de reporte y rendición de cuentas.
Por otra parte, en las semejanzas podemos encontrar la estructura centralizada que poseen ambas, teniendo en común la participación que se le otorga a los demás miembros; comparten el mismo desarrollo a la hora de delegar, puesto que lo hacen en gran cantidad ambas compañías; también son muy parecidas en lo que respecta a autoridad de línea, personal de staff y autoridad funcional.
Podemos concluir con este proceso administrativo que la organización depende en gran medida del tamaño de la empresa y los diferentes enfoques que puede tener cada compañía; de esta manera, pueden variar las estructuras y maneras de llevar a cabo los métodos para cumplir los objetivos preestablecidos en una organización. También se puede notar que es fundamental el ambiente que la rodea y las especializaciones y cargos que tienen cada miembro. Por lo tanto, el análisis de una empresa en la parte organizativa debe ser de mucha observación e investigación para poder notar y entender todos los aspectos que cubre este proceso.
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